El 29 de abril se publicaban en la web del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública los borradores definitivos de las primeras normas técnicas de interoperabilidad previstas en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Estos documentos han sido largamente esperados desde el inicio de los trabajos de un grupo creado al efecto, de carácter interdisciplinar (han participado directivos, informáticos, ingenieros, juristas y técnicos de organización además de archiveros de diversas Administraciones públicas), coordinado por Miguel Ángel Amutio Gómez.

Por lo que sabemos, estas normas (de contenido muy somero, aparecen redactadas en forma de resoluciones) tendrán en breve tiempo, como necesario complemento, unas guías de aplicación que sirvan a las organizaciones de orientación a buenas prácticas.

A la vista de los documentos publicados, que nos parecen ejemplares en muchos aspectos (como su claridad, precisión o completitud), creemos que el contenido de estas normas (y el de otras que han de aparecer seguidamente) tendrá una influencia decisiva en la archivística española a corto plazo.

Consideramos que es muy de agradecer la publicación de los documentos, ya que, entre otras cosas, con su disponibilidad se pone fin a la especulación y al desorden, situación que desde hace algunos años repercutía en una elevada desorientación entre los archiveros españoles en cuestiones tan relevantes como los requisitos técnicos y las competencias profesionales precisos para abordar con garantías de éxito un programa de gestión de documentos electrónicos.

Se acaban en este momento, en consecuencia, las dudas en cuestiones tan fundamentales como las características y componentes del documento electrónico, los estándares y formatos aceptados –entre los que figura nuestra norma ISO 15489-, circunstancias de la firma y su validez en cuestiones de interoperabilidad entre las Administraciones públicas, así como la determinación, por fin, de los escurridizos metadatos mínimos obligatorios (para los documentos individuales, para la formación de expedientes electrónicos y para la obtención de imagen mediante procesos de escaneado).

Pero la eficacia de las normas no se detiene aquí. Una norma específica señala, entre otros asuntos, qué debe considerarse como foliado del expediente electrónico, las características del índice del expediente y el papel de las firmas, además de cómo puede organizarse internamente. Otra norma, la relativa a digitalización de documentos a partir de originales en papel, establece los criterios cuya aplicación hará posible que las organizaciones afronten con garantías legales la sustitución de los documentos en papel por su imagen digital. También se hace referencia en otra norma a los diferentes tipos de copias auténticas a los efectos de la interoperabilidad, y la eficacia de conversión de formatos y de las migraciones de soportes y sistemas.

La aparición de estas normas es un proceso todavía inacabado. Nos referimos a que queda pendiente aún conocer el borrador del documento que contiene la norma relativa a Política de gestión de documentos. A nuestros ojos, este será un documento más importante áun –si cabe-, ya que en él se establecerán las características de los sistemas de gestión de documentos de los que deben dotarse todas las organizaciones y de los componentes de dichos sistemas, esto es, los programas y los procesos de gestión de documentos, entre los que destaca con un papel relevante la asignación de metadatos, los mismos que la propia norma incorporará en forma de esquema nacional de metadatos de gestión de documentos.

Es precisamente en el marco de la Política donde los archiveros estamos llamados a desempeñar un papel protagonista en la administración electrónica, concretamente el reservado a quienes tienen la responsabilidad de planificar, implantar y administrar el programa de tratamiento de los documentos y sus operaciones, incluidos el diseño, la implementación y la actualización de los sistemas de gestión de documentos electrónicos.

No nos cabe la menor duda de que todas estas novedades han provocado la generación de un hito dentro de la archivística española. Si alguna vez alguien había dudado de nuestra participación en el marco de la administración electrónica, las normas técnicas vienen precisamente a reafirmar la importancia de nuestro perfil profesional.

El desafío de las asociaciones profesionales está ahora muy claro. La importancia que las normas otorgan a la asignación de metadatos y a su gestión mediante esquemas pone de manifiesto la necesidad de que los archiveros aprendamos a crear y gestionar estos esquemas. Por otra parte, nuestras organizaciones deben tener operativos cuadros de clasificación funcionales y tener aprobadas normas de conservación de los documentos, incluyendo cuanto se refiere a la determinación de su accesibilidad. Estos instrumentos serán, según creemos, nuestras principales aportaciones profesionales, imprescindibles para el buen desarrollo de la administración electrónica.

Nuestro diagnóstico de la situación es que, por fin, la oportunidad ha llegado. Sólo nos queda apostar por estar a la altura de las circunstancias.

Y lo estaremos.

LA JUNTA DIRECTIVA

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